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共有設定でアクセス権を定義!公開グループ、共有ルール

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アクセス権限を使いこなしたい!

 

 

 

組織の中でも、役職や部署、人によってこのデータは見せる…このデータは見せない…

などなど、アクセス権の定義は様々だと思います。

 

公開グループと共有設定を使うことで、簡単にアクセス権を定義できます!

 

 

公開グループを作ろう

 

 

設定で「公開グループ」と検索し、新規ボタンをクリックします。

 

 

 

表示ラベルとグループ名をつけ、グループに入れたいユーザを右に移動させます。

ユーザ以外でも、ロール・ロール&下位ロール・公開グループ

といった、他で分けたグループを活用したりすることも可能です。

 

今回はAグループにユーザ2人を追加しました。

保存して、公開グループの作成は完了です。

 

共有設定を作成しよう

 

 

 

今回は「いも」というカスタムオブジェクトのレコードタイプごとに、アクセス権限をつけたいと思います。

今はじゃがいもとさつまいもレコードがみんな見れて、編集もできる状態ですが、

先ほど設定した公開グループ「Aグループ」ユーザのみ、じゃがいもデータを編集・参照させたいと思います。

 

 

 

 

では、いよいよ共有設定でアクセス権定義です。

設定で「共有設定」を検索し、編集ボタンをクリックします。

 

 

 

こちらは組織全体の設定。

公開/参照・更新可能から非公開にし、保存します。

これでシステム管理者以外の人は「いも」オブジェクト全てのデータが見れない状態になりました。

 

 

 

組織の共有設定を下の方にずっとスクロールしていくと、オブジェクトそれぞれの共有ルール設定が出てきます。

この共有ルールを作成することで、アクセス権限を与えることができます。

「いも共有ルール」を新規作成します。

 

 

今回はレコードタイプで分けたいので、

ステップ2のルールタイプを「条件に基づく」にマークし、じゃがいもレコードを選択しました。

ステップ4の共有先のユーザで、先ほど作成した公開グループ「Aグループ」、

ステップ5のアクセス権を「参照・更新」にし、保存して完了です!

 

他にも色んなやり方がありますが、

全体組織を非公開→共有ルールでアクセス権を解放していく

といった流れがおすすめです^^

 

ぜひ参考にしてみてください!

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